La auditoría interna es un importante elemento de la tercera línea de defensa en el aseguramiento del funcionamiento del control interno. Para asegurar que esta función se ejecute con eficiencia existen las evaluaciones de calidad las cuales están tomando cada día mayor auge en los países latinoamericanos
1. ¿Porque son necesarias las evaluaciones de calidad de la auditoria interna?
Existe el principio general que indica que lo que no se mide no se puede mejorar. Este principio es aplicable a la función de auditoria interna. Al realizar una evaluación de calidad el departamento de auditoria interna puede mejorar en aspectos como los siguientes:
- Presentación de informes de auditoría.
- Elaboración de papeles de trabajo
- Reorganización de la estructura de la actividad
- Mejoramiento a los planes de auditoria
- Definición del universo de auditoria
- Aplicación del enfoque de riesgo
- Aplicación de herramientas modernas de auditoria
- Benchmarking para comparación con mejores prácticas.
Esto solo para mencionar algunas de las áreas de oportunidad más importantes. Someterse a una evaluación de calidad representa un reto del cual únicamente se van a derivar resultados positivos.
2. ¿En qué consisten las evaluaciones de calidad de la auditoria interna?
- Toda evaluación de calidad debe referirse a un marco regulatorio especifico. La evaluación de calidad mide el nivel de cumplimiento con dicho marco regulatorio. En el caso de la profesión de la auditoria interna, esta se rige bajo el marco “Normas Internacionales para la Ejecución Profesional de la Auditoria Interna – NIEPAI” aprobado y avalado por The Institute of Intenal Auditors (IIA), la entidad que rige el ejercicio de la profesión de la auditoria interna a nivel mundial. El IIA opera atravesó de un capitulo en cada país y se ha establecido a lo largo del globo terráqueo divulgando información y programas de capacitación sobre temas de actualización profesional relacionados con el ejercicio de la auditoria interna. El IIA está en capacidad de certificar tanto los conocimientos de una persona individual (auditor interno, gestor de riesgos, autoevaluaciones de calidad y otros) como el funcionamiento de un departamento. Para avalar la certificación, ha establecido programas de formación para especialistas en la interpretación y aplicación del marco NIEPAI. Estos especialistas dedican el 100% de su tiempo prestando sus servicios a los capítulos autorizados por el IIA. Algunos de los capítulos más reconocidos en Latinoamérica son España y Argentina. En Guatemala el capítulo está autorizado desde 2005.
El evaluador ha desarrollado un conocimiento profundo en la interpretación y aplicación de las normas y cuenta con amplia experiencia en la ejecución de trabajos de auditoria interna. Mediante el uso de herramientas agrupadas en un Manual para la ejecución de las evaluaciones de calidad, efectúa un recorrido por toda la normativa, midiendo el nivel de cumplimiento con las normas de desempeño, normas de atributos y código de ética profesional establecido en el marco para la práctica profesional. Para cada área objetivo de análisis asigna la calificación Cumple, No cumple o Cumple parcialmente.
Son varios los elementos que se toman en consideración para determinar si el evaluado está cumpliendo con la norma. Algunos incumplimientos pueden o no ser relevantes. Ejemplo de temas que pueden ser relevantes para no aprobar una evaluación es la falta de independencia y la falta de aplicación de un enfoque de riesgos en la ejecución de los trabajos de auditoria. Deficiencias menores tales como inadecuada utilización de herramientas o falta de evidencia para comprobar la capacitación a todos los niveles de la estructura administrativa de la función, pueden llevar a un incumplimiento parcial.
Como parte del cierre de la actividad el evaluador efectúa un análisis benchmarking para establecer la brecha que existe con respecto a las mejores prácticas establecidas en entidades de giro similar.
3. ¿Cuál es el alcance de la evaluación?
La evaluación cubre todos los niveles de la estructura organizativa del departamento. Para su desarrollo el evaluador requiere información sobre las personas que lo integran y los trabajos realizados durante el último año. Seleccionando una muestra, el evaluador realiza entrevistas con los miembros del personal para confirmar si se está cumpliendo con aspectos tales como capacitación, supervisión, rotación y nivel de experiencia del entrevistado para ejecutar las funciones asignadas. Seleccionando una muestra de los trabajos el evaluador valida aspectos tales como: calidad de los papeles de trabajo, importancia de los hallazgos de auditoria, seguimiento a los hallazgos, nivel de complejidad del trabajo ejecutado y otros.
El programa de evaluación incluye también entrevistas con usuarios de la actividad para recabar información sobre el nivel de satisfacción que estos muestran en relación al trabajo realizado por la auditoria interna y el trato profesional aplicado por el personal del departamento durante el desarrollo de los trabajos. Las entrevistas se realizan a nivel operativo y al más alto nivel de la estructura organizativa de la entidad, para obtener conclusiones respecto al valor agregado que el usuario está obteniendo de la auditoria interna.
El alcance de la evaluación incluye también aspectos relacionados con la administración del departamento tales como: rotación de personal, programas de capacitación, evaluaciones de desempeño, distribución de horas cargables en el año, ambiente laboral, estructura salarial y otros.
Los aspectos técnicos a considerar incluyen la definición del universo de auditoria, la aplicación del enfoque de riesgos en la elaboración del plan anual de auditoria, la ejecución de trabajos de consultoría y el apoyo de especialistas para realizar trabajos con algún nivel de complejidad.
4. ¿Cuáles son los entregables?
El resultado final de la evaluación es un informe que describe las debilidades observadas en la ejecución de las actividades del departamento y las recomendaciones que se consideren adecuadas en las circunstancias.
El IIA global, o en su caso el capítulo que realiza el trabajo, extiende también un diploma de certificación que acredita la aprobación de la evaluación realizada.
CONCLUSIONES
La evaluación de calidad es un requerimiento opcional que ofrece indudables beneficios al evaluado. La evaluación puede combinarse con un diagnostico preliminar el cual identifica las áreas que deben ser mejoradas previo a someterse a una evaluación. Una vez corregidas las mismas, el evaluado está listo para someterse al proceso, con alto nivel de posibilidad de aprobar el mismo.
La propuesta de mejoras incluida en el informe final de la evaluación, demanda un plan de trabajo con medidas correctivas que deberán ser implementadas durante los próximos 5 años, cerrándose de esta forma el ciclo de renovación de la evaluación de calidad.
En general, someterse a una evaluación de calidad representa una excelente oportunidad de obtener una opinión independiente de que el trabajo de auditoria interna se está llevando a cabo de una forma adecuada, y cumplimiento con el marco global para la práctica de la auditoria interna.
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