La carta a la gerencia es uno de los entregables que el auditor independiente debe aportar a su cliente como parte de una auditoria a los estados financieros. Muchas veces el cliente se conforma con el producto prioritario que es el informe a los estados financieros con la opinión del auditor, sin siquiera estar enterado que el auditor debe entregarle también un informe gerencial con las observaciones de control interno detectadas durante la auditoria.
Algunas empresas han sido auditadas durante varios años sin haber recibido nunca una carta de gerencia, o bien desechando las mismas por referirse a asuntos que no llaman a su atencion.
RESUMEN
- Por su naturaleza la carta a la gerencia es un producto entregable de alto valor para la dirección de un negocio. Su importancia puede en algunos casos ser mayor que el informe de estados financieros propiamente dicho.
- La carta de gerencia puede abordar diferentes temas de interés para la alta gerencia, tales como: incumplimiento con obligaciones tributarias, errores de gestión en cualquiera de las áreas de la organización (recursos humanos, informatica, cuentas por cobrar, inventarios), deficiencias en la elaboración de estados financieros, riesgos de continuidad operativa , contaminación del ambiente y otros.
- El control interno es base para la elaboración de estados financieros. Su evaluación es obligatoria para el auditor y representa un recorrido a todas las áreas de la organización, generando una fuente de oportunidad para identificar situaciones que generen valor agregado a la organización.
- Una buena carta a la gerencia debe contener asuntos importantes que llamen la atencion del lector y no estar referidos a aspectos rutinarios poco atractrivos.
IMPORTANCIA DE LA CARTA A LA GERENCIA
La carta a la gerencia es considerada por algunos como el entregable mas apreciado, superando incluso la importancia del informe de estados financieros propiamente dicho. La misma puede contener informacion valiosa sobre temas fiscales, temas estratégicos, temas operacionales y en general temas que pueden ser valiosos para una adecuada administración. Ejemplos de temas importantes que podrían comentarse en una carta a la gerencia son:
- Deficiencias de control interno importantes que podrían afectar a los estados financieros a futuro.
- Riesgos fiscales derivados de incumplimientos ante la administración tributaria.
- Riesgos laborales que podrían afectar a la organización en caso de darse por concluida la relación laboral.
- Riesgos de seguridad física o contaminación del ambiente.
- Deficiencias relacionadas con el funcionamiento de los sistemas informáticos, que podrían afectar la continuidad del negocio o la privacidad de informacion confidencial.
- Deficiencias relacinasdas con la administración de los inventarios, cuentas por cobrar, activos fijos, cuentas por pagar u otros.
- Otras áreas importantes, incluyendo el incumplimiento con políticas establecidas por la administración.
ORIGEN DE LA CARTA A LA GERENCIA.
Las Normas Internacionales de Auditoria establecen que el auditor para realizar su trabajo de auditoria de estados financieros con el debido cuidado profesional, debe realizar una evaluación al sistema de control interno (si es primera vez que realiza la auditoria) o bien revisar y actualizar el funcionamiento del sistema como punto de partida para la planificación de la auditoria. Esto es asi porque el control interno es la base para la obtención de informacion financiero confiable. Para ello se fundamenta en los elementos siguientes:
- El entorno de control el cual esta relacionado con las competencias tecnicas del personal que participa en la elaboracion de la informacion financiera y su conocimiento de las politicas establecidas por la administracion para su elaboración.
- Las líneas de comunicación interna establecidas por la alta dirección para que todos los participantes estén tanto de los cambios ocurridos en el entorno: económico, fiscal, comercial y otros.
- La gestión de riesgos que consiste en las medidas tomadas por la administración para reaccionar en tiempo a los cambios ocurridos en el entorno.
- La supervisión que ejecutan los jefes de área para asegurar el cumplimiento con los objetivos propuestos.
- Los procedimientos de control interno propiamente aprobados y establecidos en cada una de las áreas.
Al hacer un recorrido de actualización por todas las áreas involucradas verificando el adecuado funcionalmiento de los elementos anteriores, el auditor genera un diagnostico sobre el alcance delas pruebas que habrá de efectuar durante su auditoria; si el diagnostico es favorable, el alcance será reducido. Caso contrario ampliara el alcance de las pruebas. Esto lo lleva a actualizar los diferentes ciclos operativos, identificando fuentes de oportunidad para mejorar el sistema de control interno, convirtiendo esto en una enorme oportunidad de generar valor agregado para la organización como resultado de su trabajo.
¿QUE ESPERAR DE UNA BUENA CARTA A LA GERENCIA?
La carta a la gerencia debe ser entregada año con año y estar referida a tópicos diferentes. Aquellos puntos que han sido abordados en años anteriores se resumen al final de la carta con informacion sobre el grado de seguimiento que la administración ha dado a las recomendaciones propuestas. Adicionalmente, una buena carta a la gerencia debe tener las características siguientes:
- Ser sencilla en su elaboración y no incluir términos técnicos. Los temas deben ser abordados con sencillez y claridad en un lenguaje claramente entendible.
- Identificar con claridad la situación observada, el criterio sustentado por el auditor, las causas que han dado origen a la situación planteada, los posibles efectos derivados de la situación y la recomendación propuesta; la cual debe ser razonable y factible de implementar.
- Estar referida a asuntos realmente importantes que generen valor agregado para la organización. Asuntos de menor importancia deben agruparse y tratarse como otros en forma resumida.
- Ser entregada en tiempo. Esto es entregarla conjuntamente con el informe de auditoria. Si hay alguna situación que merezca un tratamiento urgente esto debe darse a conocer a la administración mediante un reporte anticipado.
ERRORES FRECUENTES EN LA ELABORACION DE CARTAS DE GERENCIA.
A continuación mencionamos algunos errores que contribuyen a descalificar la importancia de la carta a la gerencia.
- Entregarla dos o mas meses después de haber entregado el informe de auditoria.
- Referirse a asuntos que no generan valor agregado para la organización y que la alta dirección mas bien los considera una perdida de tiempo innecesaria.
- No ser claras en su contenido. Al lector se le dificulta comprendar la idea que quiso expresar el auditor por una redacción confusa o uso de términos técnicos.
- Cartas que incluyen faltas de ortografian que merman la confianza del lector.
- Los temas importantes no se abordan al principio. Estos están mezclados con otros temas que resultan irrelevantes.
- No haber discutido previamente las observaciones planteadas con el cliente. Esto puede ser un error garrafal que puede echar por tierra el esfuerzo realizado en su elaboración. El usuario puede tener argumentos que contradicen los comentarios incluidos en la carta a la gerencia, generando un conflicto innecesario.
- No incluir ejemplos que puedan facilitar la comprension del lector o bien incluir ejemplos que no están adecuadamente identificados.
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