Consideraciones para contratar el servicio de contabilidad o teneduría de libros, en Guatemala, que mejor se adapte a su organización
Cada día aumenta el número de pequeñas y medianas empresas que deciden tercerizar la contabilidad de sus organizaciones contratando un servicio de externo de teneduría de libros por una firma de contadores. Algunos de los beneficios que ofrece esta alternativa son:
- Reducción del riesgo de omisos por incumplimientos y multas por presentación extemporánea ante la SAT. Los proveedores de este servicio cuentan con una metodología que les permite monitorear que están cumpliendo adecuadamente con los compromisos adquiridos con sus clientes. Incurrir en un incumplimiento por este concepto puede representar la pérdida del cliente.
- Eliminación del riesgo de contingencias laborales.
- Seguridad en la continuidad del servicio. Las firmas proveedoras cuentan con una estructura que permite sustituir al contador titular en caso de ausencia con rapidez.
- Uso eficiente de recursos informáticos. Los proveedores de servicios de contabilidad necesitan contar con sistemas que garanticen la exactitud en el procesamiento de las transacciones.
- Apoyo de especialistas. Los proveedores cuentan con especialistas en otras áreas tales como impuestos, informática y consultoría gerencial para atender las necesidades de sus clientes en caso necesario.
- En general, y quizá lo más importante, es que el solicitante del servicio evita tener que invertir recursos en la administración de un tema que no es de su especialidad y enfocar sus esfuerzos en el logro de los objetivos propuestos para su organización.
Criterios a considerar en la evaluación de una firma proveedora de servicios de contabilidad
Aunque el precio es un factor importante para tomar una decisión de contratación de una firma de contabilidad, este no es el único que debe considerarse. Los factores adicionales a considerar incluyen los siguientes:
- La estabilidad y experiencia de la firma de contadores en el mercado. Debe darse una mayor calificación a los proveedores con más años de experiencia. También debe darse mayor calificación a las firmas con representaciones internacionales, ya que acostumbran tener mejores estándares en la prestación del servicios contables.
- Experiencia en manejo de cuentas internacionales. Las compañías extranjeras cuentan con estándares de exigencia más elevados en la prestación del servicio. Debe evaluarse la experiencia del proveedor en el manejo de cuentas de clientes del exterior con operaciones en Guatemala.
- La estructura organizativa de la firma proveedora. Es importante que el servicio no dependa de una sola persona y que este cuente con especialistas de tiempo completo en las áreas de informática, impuestos y consultoría gerencial. Asimismo, con una estructura que incluya varios contadores debidamente registrados ante SAT en Guatemala para apoyar y sustituir al contador titular en caso de ausencia por enfermedad, accidente, vacaciones, u otro motivo.
- La formalidad de las instalaciones del proveedor. Es importante realizar una visita para observar las condiciones con que opera el proveedor y el concepto de orden en el control de la papelería así como la facilidad en las comunicaciones por medio digital.
- La obtención de referencias. Es importante indagar sobre deficiencias observadas en la prestación del servicio tales como: atrasos en la entrega de información, inadecuada atención de consultas, apoyo en la atención de requerimientos de la SAT, y en general, la actitud en el servicio al cliente.
Aspectos a considerar en la contratación de la firma de contadores en Guatemala
Es importante formalizar mediante un documento la contratación del servicio de contabilidad. El contrato deberá considerar aspectos como los siguientes:
- La declaración de que la firma proveedora de los servicios contables es responsable de las relaciones con el personal que proporciona el servicio y que no habrá ninguna contingencia laboral a futuro por concepto de pago de indemnizaciones u otro concepto.
- La declaración de que la firma proveedora es responsable de manejar las relaciones con el personal relacionadas con seguridad ocupacional y accidentes de trabajo.
- Que la firma proveedora garantiza la continuidad del servicio de contabilidad y se compromete a tomar las medidas necesarias para asegurar dicha continuidad.
- Declaración de confidencialidad, en cuanto a que la firma proveedora se compromete a no divulgar a terceros información sobre las operaciones de su cliente, sin la debida autorización. El proveedor debe comprometerse a que la información contenida en sus sistemas no será accesible o utilizada por terceros para causar daños o perjuicios a su cliente.
- Que la firma proveedora asuma la responsabilidad del pago de multas o intereses por omisos no justificados en el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
En general, el potencial cliente debe investigar los antecedentes del profesional en el cual depositara su confianza y tomar una decisión que le garantice una relación de largo plazo. Al establecer una relación de largo plazo con su firma de contadores, el cliente logra que el proveedor conserve memoria de hechos ocurridos en el pasado, relacionados con sus operaciones, que pueden ser importantes para tomar decisiones en relación con un hecho futuro en la gestión del negocio.
¿Como cerrar el círculo?
El cliente debe supervisar periódicamente los servicios proporcionados por la firma proveedora de servicios de contabilidad. Para no incurrir en costos adicionales, puede asignar esta función de supervisión a un miembro de su staff quien efectuará una visita al menos una vez al año para verificar aspectos como los siguientes:
- El concepto de orden en el manejo de la información contable y documentos relacionados.
- Solvencia fiscal de que no existen omisos pendientes.
- La estabilidad del personal asignado a la atención de sus operaciones.
- La actualización de los libros de contabilidad impresos.
- En general, ratificar la confianza depositada en el proveedor del servicio.
¿Esta en busca de una firma proveedora de servicios de contabilidad en Guatemala? Contáctenos
Comentarios recientes