El rol del oficial de cumplimiento
Para entender el rol del oficial de cumplimiento en Guatemala es importante conocer, antes, el contexto en el que se situa. El Decreto 67-2001 Ley contra el Lavado de Dinero u Otros Activos combinado con el Decreto 58-2005 Ley para Prevenir el Financiamiento del Terrorismo han venido a generar nuevas obligaciones para entidades lucrativas y no lucrativas, incorporando como personas obligadas a cumplir con los requerimientos establecidos en dichas normativas a las entidades financieras fiscalizadas por la Superintendencia de Bancos (Bancos, Aseguradoras, Sociedades Financieras, Casas de Cambio) y a otras entidades tales como Cooperativas de Ahorro y Crédito, arrendadoras, inmobiliarias, comercializadoras de vehículos y personas jurídicas sin fines de lucro que reciben fondos del exterior.
La entidad encargada de verificar el cumplimiento con las normativas es la Superintendencia de Bancos (SIB) a través de la Intendencia de Verificación Especial (IVE), entidad que establece la comunicación directa con las Personas Obligadas (PO) a través de un portal específicamente habilitado. El puente de comunicación entre IVE y PO es el Oficial de Cumplimiento. Su nombramiento (inicial y reemplazo) debe ser comunicado a IVE. A continuación incluimos algunos comentarios que resumen el rol de este funcionario:
Requisitos del Oficial de Cumplimiento
Debe ser una persona miembro del personal contratado de la organización, con acceso al grupo gerencial para mantener informada a la alta dirección sobre la gestión de riesgos relacionados con el lavado de dinero.
- Debe nombrarse también un suplente. Ambos nombramientos deben comunicarse a la IVE dentro de los diez días posteriores.
- En el caso de las entidades supervisadas por SIB debe estar dedicado exclusivamente a esta función. Para otras personas obligadas este requerimiento no aplica.
Atribuciones del Oficial de Cumplimiento
- Proponer a la administración programas, normas, procedimientos y controles.
- Amplio conocimiento de disposiciones legales y reglamentarias. Actualizacion técnica y legal.
- Implementación de programas, procedimientos y controles.
- Capacitación al personal.
- Llevar registro de cada uno de sus empleados.
- Llevar registro de las personas individuales o jurídicas con que establezcan relaciones.
- Documentar esfuerzos en prevención Lavado de Dinero.
- Responsable de enviar la información requerida por IVE (especifica, mensual y trimestral).
- Conservación de registros empleados y clientes (5 años).
Las PO deben enviar a IVE sus programas de cumplimiento debidamente aprobados por Junta Directiva, dentro de los 3 meses calendario siguientes (primera vez). En caso de modificaciones estas también deben ser aprobadas y enviadas a IVE en un mes calendario.
Información a IVE.
La información que el Oficial de Cumplimiento debe enviar a IVE incluye lo siguiente:
- Actualización de cambios en la información de la PO (15 días calendario).
- Reporte de transacciones sospechosas (10 días después de su detección)
- Responder a requerimientos de circularización del Ministerio Publico. (eventual)
- Reportes de auditoria interna o externa (15 días posteriores)
- Actualización listas ONU (eventual)
- Plan anual de capacitación a empleados.
- Reportes de transacciones en efectivo mayores de USD 10,000 (mensual)
- Reporte de no detección transacciones sospechosas (trimestral)
Todo este intercambio de información se realiza a través del portal de personas obligadas.
El Oficial de Cumplimiento debe tener una visión clara sobre los riesgos de entregar o no entregar información al regulador. Evaluar los riesgos constantemente buscando proteger a la PO de cualquier contingencia innecesaria relacionada con el Lavado de Dinero.
Información al Máximo Órgano de Administración (MOA)
Es recomendable que el Oficial de Cumplimiento tenga acceso al MOA para estar al tanto de situaciones relacionadas con la gestión de riesgos de lavado de dinero en todas las áreas. Trimestralmente debe proporcionar al MOA la siguiente información:
- Esfuerzos realizados durante el periodo.
- Requerimientos de apoyo, recursos, capacitación u otros.
- Cumplimiento de la presentación de reportes y respuestas.
- Estadísticas de la gestión
- Propuestas de modificaciones, actualizaciones a los procedimientos establecidos.
- Gestión sobre clientes de alto riesgo.
La designación del Oficial de Cumplimiento debe tomar en consideración que no sea juez y parte en el ejercicio de esta importante función.
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