Outsourcing Contable ¿Como y cuando contratarlo?

Contratar los servicios de outsourcing contable en Guatemala debería ser una tarea sencilla. Aquí te compartimos una guía práctica de como hacerlo.

Introducción al Outsoucing Contable

La contabilidad es parte esencial de la gestión de todo negocio. Al contar con estados financieros el empresario esta en capacidad de conocer los resultados de la operación y analizar la situación del negocio en cualquier momento, para anticiparse a tomar decisiones que corrijan situaciones prevenibles a futuro.  Algunos ejemplos son:

• Medir el efecto de un incremento en las ventas y la necesidad de obtener financiamiento para proveerse de inventarios.
• Anticipar problemas de liquidez
• Medir el efecto de la demora en la gestión de la cobranza.
• Analizar la rentabilidad producto y enfocarse en aquellos productos que considera mas rentables. Optimizar la rentabilidad.
• Medir el efecto de una probable reducción de gastos.
• Planear la estrategia de pago de impuestos.

Algunos negocios se inician con éxito con un crecimiento importante.  Los resultados son favorables y el empresario se enfoca en las ventas, dejando de lado la información contable.  El resultado de esto puede ser dejar pasar oportunidades que pudieron haberse convertido en eventos favorables para incrementar los beneficios recibidos.  Algunos ejemplos son:

• No ejercer un adecuado control sobre los gastos.
• No planear el pago de los impuestos y resultar pagando impuestos en exceso.
• No detectar fugas de inventarios.
• En general no identificar deficiencias de control interno, las cuales tienen efecto en la información financiera, la eficiencia operacional y en el cumplimiento con leyes y regulaciones aplicables a la actividad.
• En general, no conocer con exactitud los resultados de la operación.

La mayoria de pequeños y medianos empresarios estan conscientes de la importancia de contar con información confiable y generan esfuerzos para alcanzar este importante objetivo, generándose escenarios como los siguientes:

• Los estados financieros se elaboran únicamente al cierre del ejercicio, para presentarlos a la administración tributaria. El empresario no los utiliza para el proceso de toma de decisiones.  En sustitución realiza esfuerzos colaterales  (islas de información) que le ayudan a generar información operacional y administrativa.
• Se han realizado esfuerzos importantes de implementación de sistemas informáticos en el pasado, para generar información confiable, pero la misma no se utiliza. El empresario no confía en la información que proporciona el sistema, pero este continua siendo utilizado por las diferentes áreas.
• Se han realizado inversiones importantes en la administración de la contabilidad, y se estan obtenendo resultados satisfactorios. Sin embargo, el costo/beneficio de obtener dichos resultados ha sido alto.  La administración ha necesitado invertir parte importante de su tiempo en dicha actividad.

La contabilidad ¿Un mal necesario?

La contabilidad no debe ser vista como un mal necesario para la gestión de un negocio.  Por el contrario, es una herramienta fundamental para su adecuada gestión.  El empresario puede llegar a un punto de conformidad donde esta dispuesto a convivir con los problemas que ya representa la solución de la problemática contable, sin estar satisfecho de los resultados que esta obteniendo.  En este momento la contabilidad se convierte en un mal necesario y es el momento de buscar alternativas inteligentes para la solución del problema.

Indicadores de Conformidad

Los siguientes son indicadores de que hemos entrado en un estado de conformidad con la función del departamento de contabilidad.

• No hay estados financieros mensuales. Los EF únicamente se producen a fin de año para cumplir con el fisco.
• La función contable es vista solo como un requisito fiscal. No apoya en la gestión del negocio.
• No hay un sistema de control presupuestario. No hay tiempo para ello.
• El pago de los impuestos se esta efectuando a ultima hora, con medidas de emergencia.
• No hay un plan fiscal que permita optimizar el pago de impuestos.
• No se observa el valor agregado del departamento de contabilidad. Es solo un costo mas. 
• En general no hay interés por parte de la administración en renovar la función contable.

Si se llega a esta situación es el momento de pensar en el outsourcing contable como una solución alterna para renovar la función contable.

Beneficios del Outsourcing Contable

La contratación del servicio de outsourcing contable es una modalidad que cada día esta cobrando mas relevancia en las empresas.  Algunos de sus beneficios son:

• No hay relacion laboral. Por consiguiente no hay prestaciones laborales de por medio ni riesgo de demandas laborales.
• El empresario se concentra en su negocio. La función del pago de los impuestos y elaboración de la información contable la delega en un especialista con amplia experiencia en realizar la tarea.  En este sentido tendrá un ahorro importante de su tiempo para ocuparlo en otros asuntos de su interés.
• El trabajo es realizado por expertos, con muchos años de desempeño en el ejercicio de la función contable. Esto genera confianza en el trabajo que realiza.
• El experto contable utiliza una plataforma confiable para atender a sus clientes. El empresario puede integrar los avances que ya ha realizado en el área de tecnología y combinarlos con el outsourcing contable, renovandoo de ese modo el interés por aplicar un enfoque tecnológico a la solución de sus problemas.
• En general se va a delegar la función contable en un tercero, sobre una base confiable y que genera valor agregado en un corto periodo de tiempo a la organización, muchas veces a un costo menor de lo que el empresario esta invirtiendo actualmente.

¿Como Contratar un Servicio de Outsourcing Contable?

Algunos consejos a tomar en consideración para lograr una adecuada contratación son:

1. Analizar información disponible en la web y revisar el contenido de la pagina de la firma de contadores. Verificar que lo que el proveedor ofrece es adecuado a sus 
2. Solicitar una propuesta de servicios indicando referencias de clientes. Indagar con los clientes para conocer detalles sobre la calidad del servicio que ofrece el proveedor. Indagar deficiencias o incumplimientos observados en el servicio.
3. Analizar la estructura del staff profesional del cliente. Solicitar curricula de los profesionales que estarían atendiendo nuestra solicitud de servicio. 
4. Realizar una visita presencial a las oficinas de la firma de contadores, para conocer el ambiente en que habrá de proporcionarse el servicio. Verificar in situ que el proveedor cuenta con una estructura adecuada para cumplir con el compromiso de atender sus requerimientos.

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