¿Preparándote para la toma física del inventario?

Una de las características mas importantes de la información financiera es la EXACTITUD. La toma física de inventarios es un proceso fundamental en empresas industriales y comerciales en la elaboración de estados financieros, pues sirve para confirmar el costo de las mercancías vendidas durante el año. Para cumplir con el objetivo de exactitud en el conteo físico de los inventarios es necesario tomar en consideración varios factores.

Introducción a la toma de inventarios

Las empresas acostumbran administrar un Kardex para el control de sus inventarios en unidades y valores. Después de varios meses de operaciones, es normal que se reporten faltantes y sobrantes de inventarios al cierre del periodo contable el 31 de diciembre de cada año, debido a situaciones tales como: errores de codificación, transacciones no registradas,  transacciones registradas con error y otros.  Los faltantes pueden también estar relacionados con ventas no facturadas, robos y retiros de mercadería no autorizados.  Todo esto hace necesario realizar un conteo físico con la mayor exactitud posible, con el propósito de ajustar los faltantes y sobrantes y cumplir con el objetivo de que el inventario teórico inicie el nuevo periodo contable con cifras exactas.   Para lograr esto es necesario tomar en consideración los siguientes puntos:

Para lograr esto es necesario tomar en consideración los siguientes puntos:

1.         Diagnosticar del Sistema Teórico para la Toma de Inventarios

El manejo del Kardex es un control interno. El primer paso es realizar un diagnostico al sistema de computo que administra el Kardex para evaluar su confiabilidad.  El reporte de existencia s que elaborara el sistema el día previo a la toma física será el punto de partida para todo el trabajo a realizar.  Si el reporte no es confiable todo el trabajo se echara a perder. 

Para empresas con un alto grado de madurez en el funcionamiento de sus sistemas de computo es suficiente con realizar un conteo físico al final del año.  Para empresas que se inician  esperar un año para realizar un comparativo puede resultar un periodo muy largo.  En este caso pueden programarse conteos trimestrales o semestrales hasta generar  un alto nivel de confianza en el proceso.

No es recomendable omitir el conteo físico al cierre del periodo contable.  Tanto los auditores externos como la SAT estarán pendientes de que el conteo se llevo a cabo y que las cifras reportadas en los estados financieros, son confiables.

2.      Elaboración del Plan para la Toma Física del Inventario

Con el apoyo de los auditores internos o externos se elaborara un plan para la toma física de los inventarios.  La administración designara un responsable de llevar a cabo este proceso, el cual debe ser una persona independiente de las áreas relacionadas con la custodia física de la mercancía.

A.      Fechas.  El coordinador se comunicara con las áreas involucradas (ventas, compras locales, importaciones y otros) para establecer fechas.  Si hay pedidos en transito tratara de programar posibles fechas de ingreso para que la mercancía este debidamente ordenada en el área de bodegas.  Si hay pedidos urgentes de clientes tomara acciones para asegurar que esos pedidos sean despachados y facturados con anterioridad a la fecha establecida.. Solicitara a ventas que comunique a sus clientes el cierre de la bodega en la fecha propuesta para que estos realicen sus pedidos con anticipación.  Asimismo solicitara a las áreas involucradas con compras locales que comuniquen a los proveedores el cierre de la bodega para que los pedidos en transito sean recibidos con anticipación. La idea es prevenir que no ocurran entradas y salidas de mercadería en la fecha programada.

B.     Recorrido.  Con anticipación a la fecha propuesta el coordinador hará un recorrido de las instalaciones para validar aspectos como los siguientes:

–      Todos los pasillos deben contar con suficiente iluminación y libres de acceso para la movilización del personal.

–      La mercancía debe estar debidamente ordenada y agrupada por producto.  Un mismo producto no debe estar en diferentes estanterías.

–      La mercancía dañada debe estar debidamente identificada y agrupada en una área separada.

–      Todos los productos deben estar debidamente identificados y etiquetados.  Las etiquetas deben estar visibles y en buen estado para facilitar su lectura.

–      Los códigos utilizados deben coincidir con los códigos que identifican al producto en el sistema.  Si es necesario debe hacerse un barrido general para asegurar que todos los productos estén codificados con códigos elaborados por el sistema.

–      Las estanterías y localidades deben estar debidamente identificadas y referenciadas.

–      La unidad de medida que utiliza el sistema debe ser la misma que se utilizara para el conteo de los productos.  Deben eliminarse procesos de conversión de medidas al momento del conteo.

–      Otras áreas relacionadas con bodega (área de cuarentena, taller de reparaciones o montaje de productos) deben estar delimitadas y  físicamente  separadas de bodega, con acceso restringido a la misma.

–      Se tomara en consideración el uso de montacargas y se tomaran medidas para que los mismos estén funcionando adecuadamente el día del conteo y manejados por personal con experiencia.

–      En general las ubicaciones y localizaciones de los productos estarán plenamente identificadas para que su localización sea rápida.

C.     Grupos de Conteo. Se definirán fechas y horarios para el inicio y el cierre del conteo. Se desarrollaran charlas de instrucción a los participantes para que se familiaricen con las características del producto.  La idea es prevenir la ocurrencia de errores al momento del conteo.  Se formaran parejas para realizar el conteo.  Por lo menos uno de los miembros de cada pareja debe tener un buen conocimiento del producto. Se designaran suficientes grupos de conteo para asegurar que el mismo pueda cubrirse 100% en las fechas establecidas.

D.     Corte de Formas.  El sistema debe utilizar un correlativo interno para identificar las entradas y salidas de mercancía.  Se identificara la ultima transacción registrada en el sistema para ambos movimientos.  Se indicara al área de sistemas que después del corte ningún transacción debe ser registrada hasta que el sistema se reinicie después de que se registren los faltantes y sobrantes reportados. El encargado del sistema no debe hacer ningun ajuste a la información disponible después del corte. El coordinador tomara nota de la ultima transacción registrada.

E.      Presentación del plan.  El coordinador hara una presentación del plan a las áreas involucradas y dará a conocer el contenido del plan.  Atenderá dudas de los participantes y se asegurara que todo el contenido del plan sea debidamente aprobado por las partes.

3.       Conteo

Todos los participantes deberán llegar con 15 minutos de anticipación al horario convenido para el inicio del conteo. Se integraran las parejas y se dará inicio al trabajo.

A.     Existencias teóricas.   Las operaciones deben suspenderse a la ultima hora hábil del día anterior al conteo.  El coordinador debe verificar que las transacciones reportadas coinciden con el corte de formas. Hará pruebas al contenido del listado para validar que el mismo identifica las existencias por producto y su ubicación, el código y las descripciones del producto coinciden. Aprobara el listado de existencias teóricas y lo distribuirá a las diferentes parejas.

B.     Primero y segundo conteo.  Se hará un primer conteo identificando cada producto con una etiqueta de color.  Para el segundo conteo se utilizara etiqueta con un color diferente. Se harán cruces entre parejas para el primero y segundo conteo.

C.      Faltantes y sobrantes.  Concluido el segundo conteo Se identificaran los faltantes y sobrantes. Se establecerá una mesa de control para la determinación y manejo de las diferencias.  El encargado de la mesa de control elaborara el listado de faltantes y sobrantes par a traslados al coordinador del conteo para su aprobación.

4.      Cierre

El coordinador trasladara el listado de faltantes y sobrantes al encargado de computo para que proceda a su registro.  Aplicara procedimientos para asegurar que los faltantes y sobrantes fueron registrados con exactitud.  Solicitara un listado actualizado de existencias y elaborara un reporte oficial con los resultados del conteo.

Es de alta importancia ejecutar la actividad de cierre.  Muchas veces no se realiza esta actividad y simplemente se entrega el listado de diferencias al encargado de computo sin verificar que las mismas sean ingresadas al sistema.  El resultado de esto es que todo el esfuerzo planificado puede echarse a perder.

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