¿Como prevenir, detectar y manejar casos de fraude?

El fraude es uno de los temas a los cuales la administración de las organizaciones debe prestar especial atención por razones como las siguientes:

• Puede presentarse en cualquier área de la organización, especialmente áreas que son de carácter transversal (se relacionan con todas las áreas) como informática, contabilidad y recursos humanos.
• Puede estar siendo ejecutado desde hace mucho tiempo sin haber sido detectado.
• Puede llegar a tener un efecto importante en los estados financieros.

Por su naturaleza y alto volumen de operaciones algunas áreas pueden estar representando un alto nivel de riesgo, incluyendo: planillas, compras, informática, inventarios y otras.  Algunos ejemplos  de los más frecuentes son:

• La creación de un proveedor ficticio, para efectuar pagos por bienes y servicios que nunca han sido recibidos.
• Plazas fantasma incorporadas en la planilla o pago de horas extras que no corresponden.
• Pagos por transferencias bancarias a cuentas personales.
• Salidas de bodega no autorizadas.
• Cobros a clientes que no son liquidados en tiempo.
• Partidas contables registradas en los estados financieros sin autorización.

Circunstancias que contribuyen a la ejecución de Fraude

Sin darse cuenta la administración puede estar incurriendo en  situaciones que contribuyen a crear un ambiente propicio para la ejecución del fraude.  Algunos ejemplos son:

• Concentración de las compras en una sola persona sin una adecuada supervisión.
• Transferencias bancarias pagadas sin aprobación de un superior.
• Falta de revisión a las planillas para autorización previo a su pago.
• Ausencia de conteos físicos en bodega. Falta de seguimiento a la corrección de diferencias detectadas en el sistema como resultado de los conteos.
• Conciliaciones bancarias que no son elaboradas en tiempo o no son revisadas adecuadamente.
• Alto nivel de rotación en el departamento de contabilidad.
• Falta de supervisión (auditorias internas o externas).

La administración puede estar incurriendo involuntariamente en alguna de estas circunstancias sin percatarse del riesgo que ello representa. Es por esto que es importante considerar no solo un buen control interno sino también contar con procedimientos y herramientas electrónicas para detectarlo oportunamente.

Indicadores de posibles operaciones fraudulentas

Las siguientes situaciones pueden marcar una alerta que debe llamar la atención de un buen administrador:

• Valores a cuenta, excepto en caso de sobregiros. En este caso el sobregiro debe reclasificarse como un pasivo.
• Saldos rojos en el listado de clientes o saldos positivos en cuentas por pagar.
• Personas que reportan un nivel de vida que no coincide con su perfil económico (carro del año, ropa moderna, visitas a restaurantes exclusivos y otros)
• Alto nivel de partidas compensatorias o de regularización de saldos en cuentas de mayor importantes tales como cuentas por cobrar, cuentas por pagar, costo de ventas y caja y bancos.
• Diversidad de ajustes incluidos en los estados financieros durante el último mes del año.
• Informes de auditoria que reportan varios casos de observaciones a las cuales no se les ha dado seguimiento.
• Pagos de horas extras que exceden una tasa razonable.
• Personal que se niega a salir de vacaciones
• Incremento en el valor de las planillas en comparación a años anteriores.
• Proveedores que otorgan regalos exclusivos al departamento de compras
• Falta de orden evidente en el manejo de las bodegas.

La administración debe estar alerta a la detección de indicadores de fraude.  Es recomendable establecer una línea de comunicación para que los empleados tengan acceso a denunciar anomalías observadas en compañeros o superiores (teléfono rojo), y dar seguimiento a las mismas.

¿Cómo actuar en caso de Fraude?

La administración y la alta dirección deben dar un mensaje claro a los colaboradores de que cualquier situación relacionada con fraude o corrupción es intolerable y será investigada  hasta sus últimas consecuencias. Sin embargo al encontrarse ante un caso concreto actúan en forma contraria a lo declarado.  A continuación se mencionan algunos ejemplos:

1. Despedir al empleado pagándole una indemnización por temor a alguna represalia.
2. Obtener evidencia del asunto y no tomar ninguna acción positiva. Decidir una situación neutral cómo podría ser trasladar el empleado a otra posición.

En la mayoría de los casos las entidades se precipitan en tomar acciones que podrían alertar el ejecutor, tales como las siguientes:

• La presencia evidente de un investigador en el lugar de trabajo.
• La constante solicitud de documentación relacionada con el caso.
• Comentar la situación con personas allegadas dentro de la empresa.
• Provocar un enfrentamiento con el potencial defraudador para ver cómo reacciona.

Los siguientes aspectos deberán ser tomados en consideración para gestionar adecuadamente una situación de fraude.

1. No entrar en pánico o en cólera. No dar ningún indicio al defraudador de que se ha detectado un posible fraude.
2. Si posible buscar una justificación para que el potencial defraudador tome unos días de vacaciones. Designar un encargado para que le sustituya en forma temporal
3. Apoyarse en la auditoría interna o bien contratar un especialista para que lleve a cabo la investigación. Aparentar de que se trata un trabajo de mayor alcance que incluya el área objeto de evaluación.  Por ejemplo: una auditoria de estados financieros que ésta siendo realizada a raíz de una solicitud de un banco.
4. Reunir evidencia suficiente para documentar el caso. Si el asunto lo amerita solicitar el apoyo de un abogado penalista, para obtener opinión profesional  sobre la efectividad de la evidencia recabada.
5. Establecer si hay otros involucrados en el tema. Asegurarse de la continuidad operativa para no crear un sisma en la continuidad de la gestión operativa.
6. Proceder con firmeza e indicar al involucrado las causas del despido. No negociar ningún pago de indemnización.
7. Corregir las deficiencias de control interno observadas y blindar la organización para que una situación similar no vuelva a darse a futuro. Asegurarse de que las correcciones propuestas sean efectivamente implementadas.
8. Oficializar el asunto y dar a conocer a todas las áreas de la organización la situación encontrada así como las acciones tomadas por la administración. Demostrar que se ésta actuando con la intolerancia previamente dada a conocer.
9. Comunicar a clientes y proveedores los cambios realizados dentro de la estructura organizativa, sin mayores explicaciones.

En general la administración debe actuar con el debido cuidado ante una situación de fraude, sobre todo evitando que la persona involucrada tenga acceso a ocasionar daños posteriores relacionados con: robo del listado de clientes, sustracción de información electrónica, daños a los sistemas informáticos, destrucción de documentos valiosos u otros. ¿Sospecha de algún fraude en su organización? Contáctenos, podemos ayudarle