Los activos fijos constituyen el “patito feo” de la contabilidad, pues son el área a la que ninguna empresa le da prioridad necesaria para mantener el saldo de esta cuenta debidamente integrado y conciliado con la contabilidad. Sin embargo esto puede acarrear importantes riesgos. En este artículo exploramos los más importantes y cómo minimizarlos.
¿Cuáles son las transacciones relacionadas con activos fijos?
Durante el período contable, los contadores registran una serie de transacciones relacionadas con los activos fijos, que incluyen:
- Compra de nuevos activos.
- Traslados de activos a otras unidades operativas.
- Activos que son dados de baja y sustituidos por nuevos activos.
- Activos de los cuales se toman algunas partes para ensamblarlas en otros activos.
- Eventualmente, activos que son vendidos a terceros.
¿Cuáles son los problemas ocasionados por la falta de prioridad dada a los activos fijos?
Al no dársele importancia a las transacciones relacionadas con los activos fijos, ocurren situaciones como las siguientes:
- No se conserva la documentación que soporta los costos de adquisición de los activos. Aunque se conserva el costo original en la información histórica, muchas veces no se reporta la fecha de ingreso, lo cual dificulta la verificación del valor en libros del activo. Se pierde la pista para poder establecer la depreciación del período que corresponde a cada activo y para soportar el costo original.
- Las descripciones de los activos reportadas en el registro auxiliar son muy escuetas o bien no identifican adecuadamente el activo. Al perderse la documentación soporte, se pierde toda posibilidad de lograr una adecuada identificación del activo.
- Los activos aparecen cargados a una unidad operativa que no coincide con su ubicación física. En muchas ocasiones no es posible localizar dónde se encuentra el activo.
- Los activos ya han sido vendidos o convertidos en partes o piezas, y aún continúan depreciándose en el registro auxiliar.
- Se ha cambiado la apariencia de los activos y por tanto esta ya no coincide con la descripción incluida en el registro auxiliar.
¿Cuáles son los riesgos por el registro inadecuado de las transacciones relacionadas con los activos fijos?
Las situaciones mencionadas anteriormente, generan los siguientes riesgos para la administración de la entidad:
- En caso de una revisión por parte de la administración tributaria, las depreciaciones reportadas con cargo al período pueden ser objetadas.
- Algunos activos pueden ser sustraídos, sin que esta situación sea detectada. En empresas con alto volumen de transacciones se han reportado sustracciones de activos fácilmente identificables (ejemplo vehículos) sin que las mismas sean detectadas.
- Falta de exactitud en la información incluida en los estados financieros.
- En caso de revisiones por parte de los auditores externos, esto puede dar lugar a una salvedad.
- Se entregan finiquitos a empleados sin poder deducirles responsabilidades por mal uso de los activos, o bien se pretende deducir responsabilidades a empleados que ya no poseen los activos.
- Debido a que los saldos reportados en el registro auxiliar coinciden con los de contabilidad, la administración no ha tomado inventarios físicos de activos durante los últimos años para confirmar su existencia. Los auditores externos no han reparado en esta situación, por lo que existe el riesgo de que algunos activos hayan desaparecido sin ser detectados. Esto es aplicable principalmente a aquellos activos que aparecen con valor de Q1 en la contabilidad, pero su valor real es aún considerable a pesar de estar totalmente depreciados.
Al mismo tiempo se pierden oportunidades importantes como el caso de la revaluación de activos contemplada en la legislación relacionada con el impuesto sobre la renta, el cual establece como requisito para aplicar depreciación sobre el monto de la revaluación, que se deduzca el valor en libros del activo, a la fecha de la revaluación.
¿Cómo mitigar los riesgos relacionados con los activos fijos?
El primer paso importante para iniciar un proceso de minimización de estos riesgos es realizar un inventario físico. Esta es una tarea aparentemente sencilla que si no se planifica y ejecuta con el debido cuidado puede originar pérdidas de tiempo, inexactitudes y finalmente esfuerzos innecesarios que no producen los resultados esperados. Nuestra firma ha desarrollado una metodología para asegurar un adecuado inventario físico de activos fijos, la cual contempla entre otras las siguientes actividades:
- El diseño de un mapa físico de las instalaciones, para identificar las diferentes unidades operativas en que están ubicados los activos y relacionarlas con las ubicaciones definidas en el registro auxiliar de activos fijos.
- La asignación de cédulas separadas para identificar los activos que coinciden con el registro auxiliar, los que no coinciden y los que aparecen físicamente pero no aparecen en el auxiliar.
- El uso de dobles etiquetas para facilitar el proceso de levantado del inventario físico.
- El uso de códigos de barras, y en su caso de la tecnología RFID (Radio Frequency Identificator) incluyendo lectores portátiles (handhelds) para facilitar el proceso de elaboración de las etiquetas.
- La elaboración de un archivo final en medio magnético compatible con diversos paquetes de Usuario tales como: SAP, Oracle y otros.
- El apoyo de especialistas en valuación de activos fijos, para asignar valores en aquellos casos en que la documentación soporte ha sido extraviada definitivamente.
- El uso de bitácoras de referencia, para aquellos casos en que las características del activo así lo ameritan (terrenos, instalaciones y otros).
¿Qué podemos hacer por usted y sus activos fijos?
Todo este conocimiento nuestra firma lo pone a su disposición para aquellas empresas que desde hace algunos años le han venido dando vueltas a la idea de realizar un inventario físico de sus activos fijos y conciliarlo con los saldos que reporta la contabilidad. Usted no debe esperar más para resolver esta situación. Nosotros tenemos la solución ideal a sus necesidades. Contáctenos
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